J’ai horreur des descriptions de tâches. Trop souvent, ça se résume à une énumération interminable de tout ce qu’une personne est censée faire (accompagnée de l’inévitable mention « et toutes autres tâches connexes »). Mais cette liste comprend rarement ce qui a le plus d’importance pour une entreprise : les résultats attendus.

Je préfère de loin l’outil développé par l’auteur Brad Smart dans son best-seller Topgrading (et revisité par Shannon Susko dans son livre The 3HAG Way) : la Carte de pointage de la fonction.

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Carte de pointage de la fonction : c’est clair !

Le Carte de pointage de la fonction est un document concis qui rassemble clairement les objectifs, les attentes et la rétroaction pour chaque membre de l’équipe. Elle compte cinq sections :

1. Identification : Indiquez le nom de l’individu, son rôle, le nom de son supérieur et surtout, la raison d’être de ce rôle. Pourquoi cette position existe-t-elle ? De quelle façon contribue-t-elle au succès de l’organisation ?
2. Mesures de succès : Les joueurs « A » carburent à l’excellence et visent continuellement à faire mieux. En définissant des attentes et des objectifs mesurables, vous leur donnez l’occasion de les surpasser.
3. Compétences et aptitudes : Que faut-il pour bien réussir dans ce rôle ? Qu’est-ce qui rend une personne adéquate à occuper cette fonction ?
4. Principales responsabilités : Au-delà des simples tâches, les responsabilités englobent une notion essentielle d’imputabilité. Plutôt que d’énumérer tout ce qu’une personne doit faire, identifiez quels aspects du succès de l’entreprise lui sont confiés.
5. Valeurs fondamentales : Au-delà des résultats individuels, comment cette fonction intègre-t-elle les valeurs fondamentales de l’entreprise ? Comment fait-elle partie d’un tout ?

Pensez aux rôles avant les gens

Plutôt que d’établir vos cartes de pointage en fonction d’individus, rédigez-les selon différents rôles de l’entreprise. Commencez par la tête de l’organisation, puis son équipe de direction et les paliers de gestion suivants.

Au sein de nombreuses PME, il n’est pas rare de voir des individus clés (comme le directeur général ou la présidente) occuper plus d’un rôle ; ces derniers s’approprient alors plusieurs cartes de pointage. Au rythme de l’Hypercroissance, lorsque de nouveaux talents rejoignent l’équipe, les gens aux responsabilités multiples pourront leur en déléguer une partie.

Faciliter la rétroaction

Vos rencontres rythmées — quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles — offrent le moment parfait pour comparer les cartes de pointage aux résultats et aux indicateurs de rendement clés de l’entreprise. Utilisez un code-couleur (du rouge au vert) ou une note de 1 à 10 comme base de rétroaction, en soulignant là où une personne excelle et là où certains ajustements pourraient s’avérer nécessaires.

Des attentes claires : un fondement de l’Hypercroissance

La réussite s’atteint par une combinaison d’approches. Les entreprises qui établissent des objectifs clairs, mesurent les progrès, encouragent l’imputabilité, organisent des rencontres rythmées et utilisent les cartes de pointage sont celles qui se développent le plus rapidement. Est-ce vraiment une surprise ? Quand chacun sait qui est responsable de quoi, que les résultats sont chiffrés et que le pointage (tant au niveau individuel que collectif) est connu, le succès ne saurait attendre.